Zu Beginn meiner Tätigkeit bei LIPO Einrichtungsmärkte AG war zwar ein funktionierendes PIM-System in Betrieb, daran angeknüpft war auch eine Produktebilder-Galerie. Das Layout von allen Drucksachen wie Aktionsprospekt, Plakate und animierte Screens in den Filialen war jedoch alt und sehr unsauber und kompliziert aufgebaut. Zudem war der gesamte Auftritt der Firma nicht mehr der Zeit entsprechend. Aus diesen vielen Gründen hat sich die GL entschlossen, das gesamte Auftrittsbild der Firma nach Aussen und nach Innen komplett zu überholen, ein richtiges CorporateDesign-Manual zu entwickeln und im Zuge dessen auch den Prospekt rundum neu zu überarbeiten.
Prozessoptimierungen
Dazu gehörten auch Prozesse zu optimieren sowie das Layout schlank und geschickt aufzubauen, sodass es möglichst nur noch wenige Handgriffe erfordert, um ein erstes finales Layout zu erhalten. Das InDesign-PlugIn «Comet» von Werk II leistet hier gute Dienste, wenn es darum geht, sich mit dem PIM zu verbinden um von dort die hinterlegten Produktinformationen ins Layoutprogramm zu importieren und diese bereits zu formatieren. In einem einwöchigen Kurs in München habe ich die umfassenden Möglichkeiten dieses Tools ausgiebig kennen lernen dürfen.
Um diese technischen Möglichkeiten sinnvoll und effizient einsetzen zu können, mussten zuerst die gesamten Templates den neuen Gegebenheiten angepasst werden. Neue Platzhalter mussten erstellt und neu verknüpft werden und auch die bestehende Bilderdatenbank wurde durch die modernere Bilddatenbank «Cavok» ersetzt. Nun wurde es möglich, die Bilder sinnvoll zu kategorisieren und nach unterschiedlichsten Kriterien zu durchsuchen. Zusammen mit der neuen Bilderdatenbank fand auch der neue Korrektur-Workflow «Dalim» einzug in die Marketing-Abteilung. Die Einführung der beiden Tools unterlag meiner Verantwortung und wurde durch den IT-Partner eng begleitet. Mit Dalim konnten wir den Korrektur-Aufwand um mindestens 65% reduzieren, da dieser es allen Beteiligten ermöglichte, Workflow-gesteuert Korrekturaufgaben parallel wahrzunehmen. So konnten unnötige Wartezeiten deutlich reduziert werden.
Vorteile
- erhebliche Zeitersparnis durch gesteuerte Prozesse und automatisierte und auf Ausgabekanäle optimierte PDF-Renderings
- vereinfachte Kommunikation, da jede involvierte Person eine genau definierte Rolle einnimmt
- Timing kann im Voraus definiert und kommuniziert werden
- ein paralleles Arbeiten wird gefördert
- Fehler werden auf ein Minimum reduziert
- Korrekturdurchläufe wurden von bis zu 19 auf durchschnittlich 4 Runden reduziert
- marginale aber unumgängliche Last-Minute-Korrekturen sind bis kurz vor Drucklegung noch durchführbar
- durch standardisierte Templates sieht die gesamte Firmen-Kommunikation einheitlich aus
- schnellerer und vereinfachter Zugriff auf Marketing-Material
- zentraler Bestellvorgang von Verbrauchs- und Werbematerial für sämtliche Filialen
Druckausgabeoptimierung
Doch «Dalim» war für uns weit mehr als nur ein Korrektur-Workflow. In Zusammenarbeit mit der neuen Bilddatenbank erstellte er selbständig alle benötigten PDFs für Druck und Web nach frei durch mich definierte technischen Kriterien. Abschliessend, wenn alles freigegeben war, konnte er die PDFs automatisiert an die Druckerei auf den Druckserver laden. Im Anschluss erstellte die Druckerei dann das finale Softproof, welches durch mich dann zum Druck freigegeben wurde.Weitere Möglichkeiten
Zudem prüfte ich noch weitere Anwendungsmöglichkeiten dieser Tools und reduzierte so den Aufwand der Erstellung der animierten Werbe-Screens in den Filialen um gut einen fünftel gegenüber dem vorigen manuellen Vorgehen. Auch die Plakat-Kampagnen wurden fortan in einer viel schnelleren Zeit realisiert – dies dank einer guten Projektvorbereitung und optimierten Templates für sämtliche Anwendungen.Preisauszeichnung am POS
Auch die Preisauszeichnung am POS wurde teilautomatisiert. So stellte ich sicher, dass die Filialen über Intranet auf Vorlagen zugreifen konnten, welche die Informationen von PIM und den darin hinterlegten Preis- und Produkt-Informationen bedienen konnnten. Diese mussten in den Filialen nur noch ausgedruckt und am POS angebracht werden. Mittels standardisierten Druckern in allen Filialen, welche durch entsprechende Workflows gesteuert wurden, sahen fortan auch die Preisauszeichnungen in allen Filialen identisch aus.
Der vollautomatische Lösungsvorschlag von mir, welcher mit digitalen Preisschildern operiert hätte, wurde aus kostengründen leider nicht umgesetzt.
Innerbetriebliche Prozesse
Um auch betriebsintern die Prozesse verschlanken zu können, wurden auch hier digitale Massnahmen geprüft und umgesetzt. So gestaltete ich verschiedenste Formulare neu und legte sie als interaktives PDF-Formular an, sodass viele Dinge nun online ausgefüllt und an die Zentrale gesendet werden konnte. Allgemeines und gebrandetes Verbrauchs- oder Werbematerial konnte nun durch einen internen Online-Shop reserviert oder im Zentrallager bestellt werden.
